Poruszanie się po alfabetycznej zupie zamówień publicznych: RFI, RFQ, RFP
Lata temu proces zakupu był prostszy. Jeśli trzeba było kupić sprzęt lub oprogramowanie, po prostu porozmawiać z dostawcami, dowiedzieć się plusy i minusy każdego rozwiązania, i wybrał najlepsze rozwiązanie, które pasuje do budżetu. Jak wiele innych rzeczy, świat jest bardziej skomplikowany dzisiaj, a jeśli pracujesz dla dużej firmy, może trzeba zrozumieć, jak poruszać się po nowych narzędzi w zamówieniach. Chociaż istnieje więcej akronimów, najbardziej powszechne dzisiaj są: RFI (prośba o informację), RFQ (prośba o wycenę) i RFP (prośba o propozycję). Na początku tego roku pracowaliśmy z dużą firmą, która wymagała użycia tych narzędzi przy podejmowaniu decyzji o wymianie swojej floty maszyn opartych na tonerach. Użyliśmy tych narzędzi, aby lepiej zrozumieć zalety i wady urządzeń tonerowych w porównaniu z atramentowymi oraz unikalne zalety i wady różnych urządzeń. Prośba o informacje Jeśli zbadasz opcje zakupu online, możesz natrafić na różnice zdań, ponieważ nie wszyscy zgadzają się z zaletami i wadami tych rozwiązań. Dlatego podzielimy się naszym doświadczeniem i definicjami. Wierzymy, że celem RFI jest zebranie informacji, aby pomóc w podjęciu decyzji, którzy dostawcy mają sprzęt do rozważenia. RFI jest często pierwszym krokiem w procesie, który próbuje zebrać informacje, zidentyfikować kluczowe metryki i porównywalne warunki w rozwoju procesu RFP lub RFQ. Zapytanie ofertowe Dla naszych celów, RFQ jest skutecznym narzędziem, jeśli użytkownik dobrze zna specyfikację produktu. Używając tej definicji, RFQ ogranicza oferentów do zidentyfikowania możliwych różnic lub zalet różnych rozwiązań. Innymi słowy, prosisz wszystkich dostawców, aby przestrzegać tych samych specyfikacji, co pozwala umieścić te propozycje obok siebie i licytować na cenę. Na przykład, jeśli interesuje Cię papier do kopiarek, możesz określić jego rozmiar, gramaturę i jasność. Zapytanie ofertowe RFP pozwala sprzedawcom opisać własne produkty i usługi, określić, czym się różnią, a także opisać zalety i wady tego podejścia. Chociaż nieco trudniej dokonać porównań side-by-side, to podejście oferuje sprzedawców twórczej licencji do artykułowania unikalnych zalet swoich produktów lub ich firmy, które w przeciwnym razie nie mogą być uwzględnione w decyzji o zakupie. Proces w działaniu Zaczęliśmy od RFI, aby zawęzić pole do trzech oferentów, a następnie zastosowaliśmy proces RFP. Zażądaliśmy od wszystkich oferentów, aby w procesie składania ofert uwzględnili następujące informacje: całkowity koszt operacji w oparciu o istniejące wolumeny, umowy SLA (umowy o poziomie usług) oraz szacunkową liczbę wyjątków od umów SLA, które wystąpiły w ciągu roku i spowodowały nieoczekiwane zmiany. Wykorzystanie procesu RFP pozwoliło oferentom na kreatywność w opisywaniu zalet ich rozwiązań. Ocena unikalnych zalet i wad przedstawionych w RFP wymagała wyższego poziomu zrozumienia rozwiązań każdego z dostawców, co wymagało wizyt w innych firmach używających tego samego sprzętu. Co najmniej jedna, a czasami dwie, wizyty w innych zakładach wykorzystujących ten sam sprzęt zostały przeprowadzone przez osoby z zespołu ds. zamówień. Każdy z członków zespołu miał określony obszar specjalizacji, taki jak obsługa klienta, prepress, IT, drukowanie i wykańczanie/mailing. Celem było, aby każda osoba porozmawiała ze swoim odpowiednikiem o unikalnych wyzwaniach w każdym z tych obszarów, takich jak instalacja, szkolenie, jakość, wydajność, konserwacja i wsparcie. Po zakończeniu wycieczki każdy ocenił swoje doświadczenia, co stało się częścią oceny. Jeśli pracujesz w dużej firmie, być może w końcu będziesz musiał skorzystać z tych narzędzi zakupowych. Jednak problem polega na tym, że wiele z tych narzędzi zamówień są zaprojektowane tak, aby wyeliminować unikalne zalety konkretnego sprzętu dla dostawców. W niektórych przypadkach, eliminując te unikalne zalety skutkują bezpieczną decyzją, która może nie być najlepszą decyzją. Jak mówi rycerz chroniący Graala na końcu filmu Indiana Jones i ostatnia krucjata: "Musisz wybrać. Ale wybieraj mądrze".
