Wskazówki dotyczące skutecznego wdrożenia automatyzacji przepływu pracy w drukarni

Napisany przez Dave Erlandson z Caslon Jeśli chodzi o uzasadnienie automatyzacji przepływu pracy, szczególnie w małych i średnich drukarniach, uzyskanie dobrego wskaźnika ROI może być nieuchwytne. Dzieje się tak dlatego, że oszczędność pracy przy każdym zadaniu może nie przekładać się na natychmiastowe oszczędności w dolarach. A dodatkowe korzyści wynikające z mniejszej liczby błędów potęgują korzyści na dalszych etapach produkcji, od introligatorni po obsługę klienta, które często trudno z góry obliczyć. Nawet jeśli uda Ci się zdobyć fundusze na zakup niezbędnego oprogramowania, nie masz gwarancji sukcesu. A to dlatego, że zmiany są trudne. "To jest sposób, w jaki zawsze robiliśmy to tutaj" - to zdanie często słyszy się w sklepach na całym świecie. Opór przed zmianą może być ogromną przeszkodą we wdrażaniu usprawnień przepływu pracy. Może to być naprawdę frustrujące dla osoby, która widzi końcową korzyść ze zmiany dużo wcześniej niż inni członkowie zespołu. "Dlaczego nie wszyscy widzą korzyści?" można wyrazić. Często potrzeba perswazji i wytrwałości, aby wdrożyć pożądane zmiany.

Przykład w punkt: Historia Chrisa Bradshawa o wdrożeniu

w

. Chris dołączył do franczyzy około 18 miesięcy temu jako Dyrektor Generalny, pracując bezpośrednio dla właściciela. Doświadczenie Chrisa obejmuje doświadczenie w produkcji i IT, wraz z pasją do wykorzystywania technologii w celu poprawy wyników biznesowych. Już przed pierwszym dniem pracy Chris wiedział, że chce wprowadzić automatyzację w sklepie, ale nie było to takie proste, jak mu się wydawało. Okazało się, że wdrożenie technologii było najłatwiejszą częścią.

Chris nie przyszedł do sklepu, który działał słabo, a wręcz przeciwnie. Właściciel konsekwentnie rozwijał firmę z roku na rok i zarabiał pieniądze. Sklep konsekwentnie plasował się na 12

do 16

w kraju wśród 265 franczyz. Biznes był dobry. Nie było pilnej potrzeby zmian. Ale Chris widział rzeczy inaczej. Dostrzegł, że przepływ pracy przy kolorowych cyfrowych zleceniach był zbyt skomplikowany, wymagał zbyt wiele pracy i powodował zbyt wiele błędów.

Zakład AlphaGraphics w Layton, w stanie Utah, jest typową drukarnią. Osiemnastu pracowników ciężko pracuje, aby wyprodukować szeroką gamę produktów i usług, od druku krótkich serii, przez znaki, po kampanie direct mail. Wśród drukowanych dokumentów znajdują się broszury, pocztówki, wizytówki, broszury, instrukcje obsługi, ulotki i zaproszenia - wszystko to, co zwykle. A

oraz

zostały użyte do produkcji kolorowej. Podczas gdy 97% działalności firmy stanowią transakcje B2B, wciąż istnieje biznes typu walk up, który naturalnie wymaga większej uwagi ze strony personelu.

Chris wiedział, że cyfrowy przepływ pracy w kolorze może zostać usprawniony, ale stało się to naprawdę oczywiste, gdy zakupiono nową bobiniarkę Duplo. Teraz zlecenia musiały być prawidłowo nałożone na bobiniarki, co zajmowało dodatkowy czas, zadania często były obsługiwane przez projektantów, co zwiększało koszty pracy, a poziom błędów był zbyt wysoki, powodując straty lub, co gorsza, niezadowolonych klientów.

Chris zaczął oceniać opcje technologiczne i szybko zdecydował się na

. Technologia ta pozwoliła mu zautomatyzować impozycję w oparciu o kilka prostych parametrów: drukarkę, rozmiar arkusza oraz spad lub jego brak.

Początkowym rezultatem była oszczędność 5 minut na zadanie w 25 do 30 zadaniach dziennie. Mimo że było to znaczące, nie doprowadziło do natychmiastowych zmian personalnych. Jednak z czasem, gdy nastąpiła naturalna rotacja, doprowadziło to do ponownego przemyślenia obsady i obowiązków oraz do redukcji netto liczby pracowników. Inną korzyścią, jaką odniosła franczyza, było to, że standaryzacja przepływu pracy zaowocowała mniejszą liczbą błędów, co oznacza mniej strat i mniej telefonów do CSR. Efekt końcowy: oszczędność pracy na produkcji, oszczędność pracy zespołu CSR i więcej zadowolonych klientów. Patrząc wstecz, zwrot z inwestycji jest oczywisty; inwestycja w automatyzację przepływu pracy, nawet w przypadku małej lub średniej firmy, może przynieść duże zyski.

Myślisz, że automatyzacja może zadziałać również u Ciebie? Na

będziesz miał szansę usłyszeć historię Chrisa na żywo i zadać mu pytania, ponieważ Xerox sponsoruje webinarium PODi zatytułowane

. Dołącz do nas podczas tego bezpłatnego webinarium z wymianą informacji!